Ab dem 27. November 2020 sind E-Rechnungen Pflicht, wenn man für Aufträge vom Bund bezahlt werden will. Auf Länder- und Kommunalebene werden entsprechende Vorgaben wohl in den kommenden Jahren folgen. Die Neuerung betrifft Architekten und Ingenieure ebenso wie IT-Freiberufler und viele andere, die mit öffentlichen Einrichtungen Geschäfte machen. Wer sich mit diesem Thema noch nicht befasst hat, sollte dies also schleunigst nachholen. Und auch wenn Sie längst auf eine digitale Rechnungsstellung umgestiegen sind: Stellen Sie sicher, dass Sie die Regelungen zu Versand, Korrektur und Aufbewahrung von E-Rechnungen kennen. Alles Wichtige auf einen Blick:
E-Rechnungen korrekt versenden
Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF, sondern eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, versandt und empfangen wird. Dies ermöglicht die automatisierte elektronische Bearbeitung vom Eingang bis zur Archivierung. In Deutschland ist das Format XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben (§ 4 Abs. 1 E-RechV). Ab dem 27. November akzeptiert die Bundesverwaltung nur noch solche E-Rechnungen – es sei denn, es handelt sich um Direktaufträge im Wert von unter 1.000 Euro netto. Die meisten Aufträge an Architekten, Bauingenieure und Co. dürften deutlich darüber liegen.
Aufgepasst: Senden Sie E-Rechnungen an die öffentliche Hand nicht einfach per E-Mail an Ihren Ansprechpartner, sondern informieren Sie sich vorab, welcher Übermittlungsweg vorgegeben ist. E-Rechnungen an den Bund müssen beispielsweise über die Zentrale Rechnungseingangsplattform oder die OZG-konforme-Rechnungseingangsplattform eingereicht werden.
Auch Länder und Kommunen müssen elektronische Rechnungen annehmen – hier sind Sie als Auftragnehmer allerdings noch nicht zu E-Rechnungen verpflichtet. Wie genau Sie elektronische Rechnungen in den einzelnen Bundesländern einreichen können, ist höchst unterschiedlich, einen Überblick bietet der Verband E-Rechung.
In jedem Fall gilt, dass Sie jede Rechnung nur einmal einreichen sollten, also nicht „zur Sicherheit“ noch ein Exemplar per Post schicken.
Nichts vergessen
Die E-Rechnungs-Verordnung (§ 5) schreibt neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen folgende Inhalte vor:
- die Leitweg-Identifikationsnummer (jeder Rechnungsempfänger innerhalb einer Behörde verfügt über eine individuelle Leitweg-ID)
- die Bankverbindungsdaten
- die Zahlungsbedingungen
- die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungstellers
- die Lieferantennummer sowie eine Bestellnummer (falls vom Kunden vorab mitgeteilt)
E-Rechnungen im Originalformat aufbewahren
Für Rechnungsstellung und Buchhaltung müssen Unternehmer grundsätzlich ein GoBD-konformes System nutzen (dies gilt für alle Selbständigen, also auch für IT-Freiberufler oder nebenberuflich selbständige Ingenieure und Architekten). Alle Daten sind mindestens zehn Jahre lang zu archivieren. Im Fall einer Betriebsprüfung kann die Finanzverwaltung somit Einsicht in alle Rechnungen dieses Zeitraums erhalten, die unveränderbar und damit manipulationssicher abgespeichert sind.
Wichtig: Auch Rechnungen, die Sie selbst erhalten, müssen Sie im Originalformat archivieren. Erhalten Sie zum Beispiel eine elektronische Rechnung per Mail, ist es nicht ausreichend, lediglich einen Ausdruck der Rechnung abzulegen. Stattdessen ist die elektronische Rechnung mindestens zehn Jahre lang zu speichern und – falls die E-Mail ergänzende Informationen enthält – auch die E-Mail.
So können Sie fehlerhafte Rechnungen korrigieren
Sobald eine Rechnung an Dritte versandt wurde, muss sie in unveränderbarer Form intern abgelegt werden. Hat man versehentlich eine falsche Rechnung rausgeschickt, hat man folgende Möglichkeiten:
- Ein Ergänzungsschreiben erstellen, in dem der Fehler benannt und berichtigt wird. Das Ergänzungsschreiben muss im System der fehlerhaften Rechnung zugeordnet werden, um die Korrektur zu dokumentieren. Diese Variante bietet sich bei kleinen Fehlern wie einem Zahlendreher an.
- Die alte Rechnung stornieren (auf null setzen) und eine neue, korrekte Rechnung erstellen. Die erste Rechnungsnummer wird damit gestrichen, der Empfänger erhält eine komplett neue Rechnung mit einer neuen Nummer. Diese Variante sollte man bei komplexeren Fehlern wählen.
Falsche Rechnungen dürfen Sie nicht einfach löschen, denn auch Korrekturschritte müssen dokumentiert werden.