Die Nebenkosten, die sich für einen Architekten während eines Bauprojekts ergeben, können schnell in die Höhe gehen. Daher sollten sie auf jeden Fall in der Abrechnung auf das Architektenhonorar aufgeschlagen werden. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten. Genaue Regelungen dazu finden sich in der HOAI.
Anrechenbare Nebenkosten auf das Architektenhonorar
Zu den anrechenbaren Nebenkosten auf das Architektenhonorar gehören insbesondere:
- Versandkosten und Kosten für Datenübertragungen
- Kosten für Vervielfältigungen von Zeichnungen und schriftlichen Unterlagen (z.B. Druck von Ausschreibungsunterlagen und Planausfertigungen, insbesondere auch bei Planänderungen)
- Anfertigung von Filmen und Fotos
- Nebenkosten des Baustellenbüros inkl. Einrichtung, Beleuchtung und Beheizung
- Geschäftsreisekosten: Fahrtkosten, die über einen Umkreis von 15 Kilometern um den Geschäftssitz des Auftragnehmers hinausgehen; sonstige Aufwandsentschädigungen (z.B. Hotelkosten) nur nach vorheriger Vereinbarung
- Trennungsentschädigungen und Kosten für Familienheimfahrten (insbesondere bei längerer Auslandstätigkeit)
- Entgelte für Leistungen außerhalb des Architektenvertrags, die der Planer auf Wunsch seines Auftraggebers Dritten überträgt
Nebenkostenpauschale oder Einzelabrechnung
Der Architekt hat die Möglichkeit, die Nebenkosten entweder pauschal abzurechnen oder per Einzelnachweis. Die HOAI sieht bei einer Pauschalabrechnung keine Obergrenze vor, sofern der Betrag nicht gegen die guten Sitten verstößt – beispielsweise bei einem offensichtlichen Missverhältnis gegenüber den übrigen Kosten schon zu Beginn des Bauvorhabens. Das gilt auch dann, wenn als Honorar bereits die Obergrenze vereinbart wurde, da die Nebenkosten nicht als Teil des Architektenhonorars angesehen werden.
Allerdings ist zu bedenken, dass beide Vertragsparteien die Nebenkosten des Architektenhonorars vorab oft zu niedrig einschätzen – und daher eine niedrigere Nebenkostenpauschale vereinbaren, als eine Einzelabrechnung ergeben würde. Darüber hinaus muss die Nebenkostenpauschale vor Vertragsabschluss vereinbart werden – spätere Anpassungen sind nicht mehr möglich. Es ist also nicht unbedingt absehbar, ob die Vereinbarung am Ende die entstandenen Kosten abdeckt. Eine Pauschale festzulegen ist demnach zwar mit weniger Zeitaufwand verbunden, kann aber aus wirtschaftlicher Sicht für den Architekten mitunter nachteilig sein.
Nebenkosten des Architektenhonorars fair bestimmen
Wer einen gerechten Betrag ermöglichen will, ohne eine aufwändige, detaillierte Nebenkostenaufrechnung zu erstellen, kann die Abrechnungsvereinbarung auch splitten: z.B. in eine Einzelabrechnung für Planausfertigungen oder für Reisekosten (je nachdem, wo hohe, aber schwer zu kalkulierende Kosten zu erwarten sind) und eine Pauschale für sonstige Nebenkosten.
Wird eine prozentuale Nebenkostenpauschale vereinbart, sollte der Architektenvertrag möglichst auch festhalten, woraus diese zu berechnen ist. Fehlt eine solche Vereinbarung, so ist vom Nettohonorar ohne Umsatzsteuer auszugehen, jedoch mit allen Honorarkomponenten wie z. B. Umbauzuschlag oder Honorar für Besondere Leistungen.
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