Gefühlt gibt es immer zu wenige, doch seit etlichen Jahren bestätigen das auch die Statistiken: Qualifizierte Bewerber sind in der Planungsbranche rar. Architektur- und Ingenieurbüros benötigen beim Recruiting oft viele Monate, bis sie offene Stellen besetzen können. Worauf Architekten und Ingenieure bei der Personalsuche achten sollten, um erfolgreich neue Mitarbeiter zu gewinnen:
1) Website: Als Arbeitgeber überzeugen
Die Website ist die digitale Visitenkarte eines jeden Unternehmens und eine der ersten Anlaufstellen, bei der sich potentielle Bewerber über das Ingenieur- oder Architekturbüro informieren. Sie sollte daher mehr hergeben als nur eine nüchterne Darstellung der eigenen Projekte. Für welche Werte, für welche Philosophie steht das Büro? Worin liegt das sinnstiftende der eigenen Arbeit? Bringen sie in kurzen emotionalen Beschreibungen zum Ausdruck, was Ihr Büro wirklich ausmacht.
Auch Einblicke in die Arbeitswelt sind gern gesehen. Authentische Fotos oder vielleicht sogar Videos der Mitarbeiter bei der alltäglichen Arbeit, in Team Meetings oder gemeinsamen After-Work-Aktivitäten vermitteln ein Gefühl für das Miteinander oder den Führungsstil des Unternehmens. Der Stolz der eigenen Architekten und Ingenieure auf die (Team-)Leistung überzeugt im Zweifel mehr als hübsche Visualisierungen es vermögen. Auch das gehört zum Recruiting und Selbstmarketing dazu.
2) Als Architekturbüro authentisch in Social Media
Viele Arbeitssuchende oder wechselwillige Fachplaner und Architekten informieren sich über potentielle Arbeitgeber in den Sozialen Netzwerken. Ähnlich wie bei der Website gilt hier: Nutzen Sie Instagram, Facebook, Xing und Co. nicht nur für Projektdarstellungen, sondern auch für einen Blick hinter die Kulissen. Darüber hinaus lohnt es sich vor allem für mittlere und größere Büros, Arbeitgeber-Bewertungsplattformen im Blick zu behalten. Um dort ein ausgewogenes Bild zu vermitteln können sie gegebenenfalls ihre aktuellen Mitarbeiter um ehrliche Bewertungen bitten.
3) Persönliche Kontakte fürs Recruiting nutzen
Viele Stellen in Architektur- und Ingenieurbüros werden über persönliche Kontakte besetzt. Netzwerken gehört daher zu den vielversprechendsten Wegen, aktiv neues Personal zu gewinnen. Allerdings geht das nicht von heute auf morgen und sollte nicht erst in Angriff genommen werden, wenn dringend neue Fachkräfte benötigt werden. Knüpfen Sie langfristig Kontakte: Engagieren Sie sich in lokalen Architekten-Gruppen und Verbänden oder auch auf digitalen Plattformen wie Clubhouse. Halten Sie Kontakte zu Universitäten, nehmen Sie an Fachveranstaltungen teil oder halten Sie Vorträge. Langer Atem ist bei dieser Art der Personalsuche gefragt, dafür wirkt gutes Netzwerken nachhaltig.
4) Für mehr Mundpropaganda sorgen
Nicht nur eigene Kontakte helfen bei der Personalsuche weiter. Fürs Recruiting sollten Sie auch die Netzwerke Ihrer Mitarbeiter nutzen („Mitarbeiter werben Mitarbeiter“). Wer regelmäßig attraktive Praktika ermöglicht und als Büro am Tag der offenen Architektur oder anderen Veranstaltungsformaten teilnimmt, sorgt für mehr Mundpropaganda und den einen oder anderen zusätzlichen Bewerber.
5) Potenzielle Mitarbeiter mit der Stellenanzeige überzeugen
Der Klassiker beim Recruiting ist nach wie vor die Stellenanzeige. Wie viel Geld man dafür investieren möchte, muss jedes Büro selbst abwägen. Die größere Reichweite erhält man leider in der Regel über die kostenpflichtigen Stellenportale. Empfehlenswert sind jedoch auch kostenlose Jobbörsen wie die der Architekten- und Ingenieurkammern.
Wichtig ist in jedem Fall, dass Architektur- und Planungsbüros mit ihrer Anzeige überzeugen. Sie muss Bewerbern ein gutes Bild der angebotenen Stelle vermitteln: Was sind die notwendigen Qualifikationen und die konkreten Aufgaben? Gibt es vielleicht sogar ein aktuelles Projekt, für das der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin zuständig sein könnte? Die Bürobeschreibung sollte das eigene Selbstverständnis auf den Punkt bringt und darf auch ruhig mit Vorzügen werben (z.B. flexible Arbeitszeiten, Fortbildungen, betriebliche Alters- und Gesundheitsvorsorge, Führungsstil und andere „weiche“ Faktoren).
6) Zügiger Bewerbungsprozess ein Muss
Noch bevor die ersten Bewerbungen eingehen, sollten Ingenieur- und Architekturbüros einen Plan haben, wie der Prozess dann weitergeht. Auch in kleinen Unternehmen ist ein gut organisiertes Bewerbermanagement notwendig, um Interessenten nicht gleich wieder zu verlieren. In Zeiten des Fachkräftemangels müssen Sie schneller als die Konkurrenz sein! Bestimmen Sie einen festen Verantwortlichen, der die Bewerbungen im Blick behält. Eine zentrale Bewerbermailadresse hilft, die Bearbeitung effizient organisieren. So lässt sich eine automatische Antwort (Eingangsbestätigung) einrichten und für den Fall, dass der Ansprechpartner mal zu beschäftigt oder krank ist, können ein oder mehrere Vertreter auf das Recruiting-Postfach zugreifen.
Geben Sie innerhalb einer Woche Rückmeldung, ob der Bewerber / die Bewerberin zum Telefoninterview oder persönlichen Gespräch eingeladen wird. Und geben Sie nach dem Gespräch innerhalb von einer Woche Bescheid, wie es nun weitergeht. Sonst riskieren Sie, dass all die vorangegangene Mühe umsonst ist und die Architektin oder der Ingenieur woanders unterschreibt, bevor Sie sich entschieden haben.
7) Mitarbeiter gewinnen reicht nicht…
…man sollte sich auch Mühe geben, sie zu halten. Nicht nur, um zu hohe Fluktuation zu vermeiden und die notwendige Einarbeitung zu reduzieren. Auch für den eigenen Ruf ist dies relevant: Mit guter interner Kommunikation und Personalentwicklung lässt die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiter erhöhen, was sich auch auf dem Bewerbermarkt herumsprechen wird.
Ebenso wichtig ist es, auf die veränderten Erwartungen gerade der jüngeren Architekten und Ingenieure zu reagieren. Wer beispielsweise flexible Arbeitszeiten oder ortsungebundene Arbeitsmöglichkeiten (nicht nur in Corona-Zeiten) anbietet und auf Coaching statt Kontrolle setzt, kann damit bei vielen Mitarbeitern punkten. Und muss vielleicht künftig weniger Energie in die Personalsuche investieren.
Last but not least
Steigt die Zahl Ihrer Mitarbeiter, vergessen Sie nicht, dies Ihrem Versicherer zu melden. Fest angestellte Mitarbeiter sind über die Berufshaftpflichtversicherung Ihres Büros abgesichert. Freie Mitarbeiter sollten Sie dem Anbieter also solche namentlich melden und sich schriftlich die Bestätigung des Versicherungsschutzes geben lassen; andernfalls müssen sie sich als freie Architekten oder Ingenieure selbst versichern.