Videokonferenzen und Web-Meetings gehören zur „neuen Normalität“ unseres Arbeitsalltags. Für Kundengespräche und Team-Besprechungen ist es wichtig, sich auch über die Entfernung hinweg einmal in die Augen schauen oder ein Projekt live präsentieren zu können. Viele Architektur- und Ingenieurbüros haben sich jedoch mit der Einführung entsprechender Tools in eine rechtliche Grauzone begeben: Als Veranstalter von Online-Meetings haften Sie für die Einhaltung der strengen Datenschutzbestimmungen. Erfahren Sie im Folgenden, welche Unterschiede es zwischen den Anbietern gibt und wie Sie Videokonferenzen effektiv nutzen.
Videokonferenzen: vom Chat bis zur Live-Zusammenarbeit
Je nach gewählter Software stehen bei Webkonferenzen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung:
- Audio- und Video-Übertragungen: Per Mikrofon und Kamera können sich die Teilnehmer fast wie bei einem Vor-Ort-Treffen austauschen – vorausgesetzt, die Gruppe ist nicht zu groß.
- Datenaustausch: Präsentationen, Entwürfe und andere Dateien lassen sich untereinander hin- und herschieben und teilweise simultan bearbeiten.
- Screen-Sharing: Diese Option erlaubt es den Teilnehmern, die Bildschirminhalte anderer sehen zu können, zum Beispiel für eine Projektpräsentation.
- Whiteboard: Auf einer virtuellen Tafel können die Teilnehmer gemeinsam Zeichnungen für Entwürfe anfertigen und teilen.
- Chats: Um sich während eines größeren Online-Meetings gezielt mit einzelnen Teilnehmern austauschen zu können, lassen sich parallel Textnachrichten schicken.
Online-Dienst oder eigener Server?
Wenn Sie wissen, welche Funktionen für Ihr Büro wichtig sind, stellt sich als nächstes die Frage, ob Sie hierfür auf einen Online-Dienst zurückgreifen wollen oder eine Videokonferenz-Software auf eigenen Servern installieren.
Aus Datenschutzsicht ist eine Lösung auf eigenen Servern die beste, denn auf diese Weise haben Sie volle Kontrolle über die Datenübertragung und -verarbeitung. Sie bietet sich vor allem für größere Büros mit eigenen IT-Experten an, die Software installieren und den Bedürfnissen Ihres Unternehmens anpassen können. Viele Firmen nutzen sogenannte Open Source Software, deren Quellcode frei einsehbar ist und die man kostenlos nutzen kann. Für Webkonferenzen bieten sich unter anderem
- BigBlueButton
- Jitsi Meet
- Matrix oder
- Nextcloud Talk
an.
Die Wahl des richtigen Anbieters
Wer nicht über die entsprechenden Ressourcen verfügt, der kann unter einer Vielzahl von Online-Anbietern für Web- und Videokonferenzen wählen. Diese stellen sowohl die Software als auch die notwendige IT-Infrastruktur bereit. Wichtig ist dabei, auf Serverstandort und Datenschutzerklärung des externen Dienstleisters zu achten.
Stehen die Server ausschließlich in der EU, müssen die Dienstleister die Vorgaben der DSGVO beachten. Als Nutzer sind Sie damit auf der sicheren Seite. Von europäischen Anbietern stammen beispielsweise die Tools
- Whereby
- Fastviewer
- ClickMeeting oder
- Edudip.
Bei Anbietern aus Drittländern müssen Sie vorab das Datenschutzniveau sicherstellen. Spätestens seit der Europäische Gerichtshof das Privacy Shield-Abkommen mit den USA für ungültig erklärt hat, ist die Nutzung von Diensten wie Skype bedenklich. Derzeit gelten die sogenannten EU-Standardvertragsklauseln als eine mögliche gültige Grundlage für den Datentransfer. Solche Verträge haben unter anderem die Anbieter von
- Cisco WebEx
- Microsoft Teams und
- Zoom
unterzeichnet. Microsoft Teams eignet sich vor allem für die bürointerne Zusammenarbeit, während Cisco und Zoom bei Videokonferenzen mit Kunden und Geschäftspartnern von Vorteil sind. Alle drei Dienste bieten auch Auftragsverarbeitungsverträge an. Einen solchen müssen Sie abschließen, wenn der Anbieter personenbezogene Daten Ihrer Kunden oder Mitarbeiter verarbeitet (z.B. wenn es eine Nutzerverwaltung mit Anmeldung gibt).
Datenschützer empfehlen, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Dienste zu aktivieren und Meeting-Teilnehmer erst im virtuellen Warteraum landen zu lassen, wo sie vom Organisator „eingelassen“ werden müssen. Mit diesen Einstellungen erschweren Sie es Dritten erheblich, sich unerlaubt in die Gespräche einzuklinken.
Webkonferenzen sicher durchführen
Auch wenn die Technik steht, gibt es noch einiges zu beachten, um die Vertraulichkeit von Informationen zu wahren. Genauso, wie Sie beim Kundenbesuch keine geheimen Unterlagen anderer Auftraggeber offen herumliegen lassen, gelten auch für Online-Meetings ein paar grundlegende Regeln:
- Beschränken Sie den Teilnehmerkreis auf relevante Personen und alle geteilten Informationen auf das Notwendige.
- Jeder Teilnehmer, intern wie extern, sollte über persönliche Login-Daten verfügen.
- Räumen Sie vorher auf: bei Videoübertragungen Ihren Schreibtisch und alles was noch in das Blickfeld der Kamera geraten könnte, so dass keine sensiblen Daten versehentlich sichtbar sind; beim Screensharing Ihren Desktop bzw. die genutzten Programme.
- Vermeiden Sie unerlaubtes Mitsehen und -hören durch Dritte: Mitbewohner, Kinder, Nachbarn, Siri, Alexa usw.
- Tauschen Sie besonders sensible Informationen nur dann aus, wenn Sie überzeugt sind, dass sowohl das gewählte Tool als auch die Umgebung aller Teilnehmer sicher sind.
Um die Persönlichkeitsrechte der Teilnehmer zu wahren, sollten Sie als Veranstalter einer Videokonferenz zudem auf folgende Punkte achten:
- Der Teilnehmerkreis muss allen bekannt sein.
- Screenshots, Aufnahmen oder Mitschnitte sind nur nach Zustimmung aller Beteiligten erlaubt.
- Aufmerksamkeitsanzeigen dürfen nur aktiviert werden, wenn es zwingend notwendig ist und alle Teilnehmer darüber vorab informiert wurden.
Praktische Tipps: So gelingt die Videokonferenz
Zum Abschluss finden Sie hier noch ein paar Tipps, die den Ablauf von Online-Meetings erleichtern:
- Bereiten Sie die Videokonferenz vor und nach: Laden Sie rechtzeitig ein und enden Sie den Teilnehmern die Agenda, alle notwendigen vorbereitenden Unterlagen (Links, Dateien, Datenschutzerklärung) sowie die Zugangsdaten. Erstellen Sie anschließend ein Protokoll mit allen wichtigen Ergebnissen und Aufgaben.
- Sorgen Sie bei sich für eine ruhige Umgebung, gute Beleuchtung und nutzen Sie nach Möglichkeit ein Headset.
- Schalten Sie sich als Moderator schon einige Minuten vor Konferenzbeginn ein. So können Sie alle Teilnehmer begrüßen.
- Bei einer großen Teilnehmerzahl sollten alle, die nicht gerade an der Diskussion beteiligt sind, ihre Mikrofone stumm schalten. Dies verringert unnötige Nebengeräusche.
- Planen Sie bei längeren Meetings Pausen ein, um die Konferenzzeit effektiv nutzen zu können. Solche Online-Kaffeepausen eignen sich auch ideal, um sich per Chat mit einzelnen Teilnehmern auszutauschen.