Bei Bauvorhaben kommt es ab einer gewissen Größenordnung oft vor, dass der Bauherr neben Architekten und Fachplanern auch einen Projektsteuerer beauftragt. Dieser soll für einen möglichst reibungslosen Ablauf sorgen und die Tätigkeiten aller Beteiligten koordinieren. Doch ist das nicht auch Aufgabe des Architekten, der für gewöhnlich Bau- und Planungsprozess moderiert? Was genau macht ein Projektsteuerer und wie lassen sich die Pflichten des Objektplaners davon abgrenzen? Auch für die Versicherung ist die Unterscheidung relevant.
Wenn Bauherren die Projektsteuerung delegieren
Projektsteuerer kommen vor allem bei komplexen Bauprojekten zum Einsatz, wenn der Auftraggeber selbst nicht über ausreichend Erfahrung oder Kapazitäten verfügt, ein solches Vorhaben eigenhändig zu steuern. Neben technischer Expertise erfordert dies auch wirtschaftliches und rechtliches Knowhow. Benötigt ein Unternehmen eine neue Firmenzentrale oder plant ein Klinikbetreiber einen neuen Standort, stößt auch eine interne Bauabteilung schnell an ihre Grenzen. Der Projektsteuerer übernimmt dann die Aufgaben, die sonst dem Bauherrn zufallen, und agiert im Grunde als dessen Vertreter.
Er soll vor allem sicherstellen, dass die Projektziele erreicht werden: dass die Kosten im Rahmen bleiben, der geplante Fertigstellungstermin eingehalten wird und die Qualitäten stimmen. Die Projektsteuerung ist somit keine Leistung, die ein Architekt neben der Planung zusätzlich übernehmen kann, zumindest nicht im selben Projekt und in den selben Leistungsphasen – schließlich kann er seine eigene Arbeit nicht unabhängig kontrollieren. Wer plant, steuert nicht!
Der Projektsteuerer muss seinen Auftraggeber laufend über die Projektabwicklung informieren und notwendige Entscheidungen rechtzeitig von ihm einfordern. Das ist der Hauptunterschied zwischen Bauherrn und Projektsteuerer: Ersterer trägt weiterhin die Verantwortung, letzterer ist „nur“ Manager und Controller. Im besten Fall sorgt dieses Management nicht für unnötige Bürokratie, sondern für eine lösungsorientierte Zusammenarbeit aller Akteure.
Aufgaben des Projektsteuerers
Was alles zur Projektsteuerung zählt, hat der AHO (Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung) in Heft Nr. 9 seiner Schriftenreihe definiert. Er unterteilt die Projektsteuerung in insgesamt fünf Handlungsbereiche:
- Organisation, Information, Koordination und Dokumentation
- Qualitäten und Quantitäten
- Kosten und Finanzierung
- Termine, Kapazitäten und Logistik
- Verträge und Versicherungen
Die Aufgaben des Projektsteuerers sind somit weitgestreut und beginnen oft schon vor der Planung. Oft definiert er gemeinsam mit dem Bauherrn die Projektziele, kümmert sich um die Finanzierung oder die Organisation eines Architektenwettbewerbs. Er begleitet Verhandlungen mit Behörden, Planern, Baufirmen oder künftigen Nutzern und kontrolliert sämtliche Rechnungen. Zudem sollte er im Projekt für funktionierende Informationsflüsse sorgen und als Projekt-Controller alle Abläufe lückenlos dokumentieren.
Wo endet die Zuständigkeit des Architekten? Abgrenzung Objektplanung – Projektsteuerung
So manche der oben genannten Handlungsbereiche kommen auch dem klassischen Architekten oder Ingenieur bekannt vor. In den Leistungsphasen 2, 3, 5 und 8 der HOAI obliegt ihm unter anderem die „Koordination und Integration“ aller Planungsbeteiligten bzw. ihrer Leistungen. Er muss seine Planung mit derjenigen der Fachplaner abstimmen und sicherstellen, dass jeder rechtzeitig die notwendigen, aktuellen Unterlagen anderer erhält. Um den vereinbarten Fertigstellungstermin einhalten zu können, muss ein Architekt oder Bauingenieur auch Terminpläne erstellen und fortschreiben.
Hier muss also sehr genau unterschieden werden, welche Leistungen der Architekt und welche der Projektsteuerer zu erbringen hat. Der Objektplaner schuldet eine mangelfreie Planung. Der Projektsteuerer vertritt den Bauherrn: Er war im Normalfall bereits bei der Ausschreibung der Planung beteiligt und muss nun die erbrachten Leistungen entgegennehmen und kontrollieren, wie dies sonst der Auftraggeber selbst tun würde.
Ein besonderes Schnittstellenproblem besteht in der Leistungsphase 6, bei der Vorbereitung der Vergabe. Hier zählt das „Aufstellen eines Vergabeterminplans“ zu den HOAI-Grundleistungen des Architekten und tangiert damit die Aufgaben des Projektsteuerers. Um Klarheit zu schaffen und Doppelbeauftragung zu vermeiden, sollte diese Leistung vertraglich einem von beiden zugewiesen (und beim anderen ausgenommen) werden.
Haftung und Versicherungen
Die Fragen der Haftung werden durch das Einschalten eines Projektsteuerers nicht einfacher. Laufen Zeitpläne oder Kosten aus dem Ruder, gibt es mit ihm noch einen weiteren Beteiligten, den der Auftraggeber dafür belangen könnte (abhängig davon, welche Projekterfolge vertraglich vereinbart sind).
Da der Projektsteuerer sich meist auch um den Versicherungsschutz des Bauvorhabens kümmert, hat er es in der Hand, Streitigkeiten und daraus resultierenden Verzögerungen vorzubeugen. Bei komplexen Projekten empfiehlt sich der Abschluss einer Baukombi-Versicherung. Sie ersetzt die Vielzahl verschiedener Versicherungen von Bauherr, Projektsteuerer, Planern und Handwerkern, auf die die Kosten umgelegt werden. Damit entfällt nicht nur die aufwändige Prüfung, ob alle beauftragten Planer und Unternehmen über eine ausreichende Haftpflichtversicherung verfügen. Vor allem ist im Schadenfall nur ein einziger Versicherer zuständig, was eine schnelle, unkomplizierte Abwicklung ermöglicht.
Ist kein Versicherungsschutz für das gesamte Projekt gegeben, müssen sich alle Beteiligten selbst versichern. Projektsteuerer selbst benötigen eine für die Baubranche passende Berufshaftpflichtversicherung, die sowohl Vermögens-, als auch Personen- und Sachschäden abdeckt. Da Projektsteuerer deutlich seltener für Sachschäden verantwortlich sind als klassische Planungsbüros, erhalten sie bei etlichen Anbietern günstigere Tarife. Für Unternehmen, die sowohl Planungstätigkeiten als auch Projektsteuerung übernehmen, ist ggf. eine Mischprämie möglich. Eine reine Vermögensschadenversicherung ist für Projektsteuerer nicht ausreichend, sie wird dem breiten Tätigkeitsspektrum der meisten Unternehmen nicht gerecht.
In jedem Fall sollten (Architektur-)Büros, die auch Projektsteuerungsleistungen erbringen, diese ihrem Versicherer melden. Andernfalls besteht das Risiko, dass Schäden aus der Überschreitung von Fristen oder Kostenvoranschlägen nicht gedeckt sind – und damit gerade für die zentrale Leistungsverpflichtung des Steuerers kein Versicherungsschutz besteht.
Architekten und Ingenieure können im Normalfall nicht im selben Projekt Planung und Projektsteuerung übernehmen, da hierdurch ihr Versicherungsschutz für dieses Objekt komplett entfällt. Allerdings gibt es Ausnahmen, für die versierte Fachmakler Lösungen anbieten können.
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