Hand aufs Herz: Waren Ihre Kunden bisher immer mit Ihren Leistungen zufrieden? Gerade bei IT-Projekten kommt es häufig zu unerwarteten Komplikationen, verpassten Deadlines oder überzogenen Budgets. Auch wenn die Verantwortung dafür oft größtenteils beim Kunden liegt, wirft jedes gescheiterte Projekt ein schlechtes Licht auf die beteiligten IT-Dienstleister. Daher sollten Sie die häufigsten Probleme bei der Zusammenarbeit sowie Fehler im Projektmanagement kennen und vermeiden.
1. Unklaren Auftrag annehmen
Die wichtigste Voraussetzung für das Gelingen eines IT-Projekts ist, dass alle Beteiligten dessen konkrete Ziele kennen und ein einheitliches Verständnis über Vorgehen und Aufgabenverteilung haben. Leider scheitern viele Vorhaben schon an den Basics: Auftraggeber und IT-Dienstleister starten mit unterschiedlichen Erwartungshaltungen in das Projekt, was erst bei Zwischenabnahmen offensichtlich wird. Streit und Verzögerungen sind damit vorprogrammiert.
Notwendig sind daher klare schriftliche Abstimmungen, welche Leistungen der IT-Dienstleister für welche Zwecke zu erbringen hat. Dazu zählen eine gute Vertragsgestaltung sowie im Idealfall ein detailliertes Pflichtenheft. Dies gilt selbst für agile Projekte, bei denen vieles am Anfang zwangsläufig noch offen ist. Auch hier müssen der angestrebte Projekterfolg, Zwischenziele und die wesentlichen Rahmenbedingungen allen bekannt sein.
2. Unrealistischen Zeitrahmen und knappes Budget versprechen
Obwohl eigentlich jeder weiß, dass Zeit- und Kostenpläne auch Puffer für Unvorhersehbares enthalten sollten, wird dies im Geschäftsalltag doch oft missachtet. Schließlich will das Systemhaus oder der Consulting-Dienstleister dem Kunden das bestmögliche Angebot machen und mit großen Versprechen überzeugen. Leider führt dies selten zu nachhaltigem Erfolg und Kundenzufriedenheit. Wenig ist für Auftraggeber frustrierender, als wenn Termine wiederholt verschoben werden müssen oder der IT-Dienstleister laufend finanzielle Nachforderungen stellt.
Potentiellen Auftraggebern gegenüber darf man ruhig darlegen, dass Best-Case-Szenarien unwahrscheinlich sind und die Erfahrung vergangener Projekte zeigt, dass der technische Aufwand in der Regel höher anzusetzen ist. Wichtig sind insbesondere ausreichende Vorbereitungs-, Test- und Rollout-Zeiten. Halten Sie selbst vor jeglichen Zusagen Rücksprache mit Ihren eigenen Spezialisten über Machbarkeit und Aufwand der unterschiedlichen Anforderungen.
IT-Dienstleister sollten zudem wachsam ein, was die Verfügbarkeit eigener Ressourcen betrifft. Können Sie Deadlines auch halten, wenn kurzfristig ein wichtiger Mitarbeiter ausfällt?
3. Unnötige Risiken eingehen
Gerade zu Beginn eines neuen Projekts ist der Enthusiasmus oft groß. So wichtig der Blick auf Chancen und Möglichkeiten ist, darf man dennoch die Risiken nicht aus dem Blick lassen und sollte sie, soweit es geht, vermeiden. Da heißt unter anderem: Solange Neuentwicklungen nicht unbedingt notwendig sind, ist es besser auf ausgereifte Technologien und bewährte Standards zu setzen, um unnötige Fehler zu vermeiden. Jedem größeren Rollout sollten Tests vorausgehen, und eine gute Dokumentation sorgt für Klarheit im Projekt.
Die unvermeidlichen Restrisiken lassen sich mit branchenspezifischen Versicherungen abdecken. IT-Dienstleister wie Webhoster, Internetagenturen oder Systemhäuser benötigen eine IT-Haftpflichtversicherung, die sie gegen existenzbedrohende Schadenersatzansprüche von Kunden oder Geschäftspartnern absichert. Schäden können unter anderem durch Fehlprogrammierung, mangelhafte Implementierung, Installation oder Falschberatung entstehen. Auch die finanziellen Folgen von Vertragsverstößen oder der Verletzung von Urheber- oder Datenschutzrechten sind von einer guten IT-Haftpflichtversicherung abgedeckt. Aufgrund der seit Jahren steigenden Cyber-Risiken empfiehlt sich für die meisten IT-Dienstleister zudem eine Cyber-Versicherung, die auch kostspielige Eigenschäden abdeckt.
4. Ausufernde neue Anforderungen
Wer kennt das nicht: Der Zeitplan steht, das Projekt kommt gut voran, doch dann kommen ständig neue Anforderungen hinzu. Ist der Umfang eines Projekts nicht klar umrissen, droht es auszuufern. Einer der wesentlichen Projektmanagement-Fehler liegt im schlecht koordinierten Änderungsmanagement. Versucht man ungefiltert alle Anpassungen umzusetzen, gerät womöglich der Kern des Projekts aus dem Blick. Dennoch ist es wichtig, flexibel zu bleiben und sich Verbesserungsvorschlägen nicht zu verschließen – schließlich lassen sich bei komplexen Vorhaben nie alle Anforderungen bereits zu Beginn abschließend formulieren.
Wichtig ist es, stets die Auswirkungen auf Zeitrahmen und Budget zu prüfen und klar zu kommunizieren. Gemeinsam mit den Stakeholdern sollten die Änderungen bewertet werden, um über die Umsetzung neuer Anforderungen zu entscheiden.
5. Die Krux der Kommunikation im Projektmanagement
Gutes Projektmanagement besteht zum größten Teil aus guter Kommunikation. Dazu zählen sowohl der regelmäßige Austausch mit dem Projektteam, das mindestens einmal pro Woche – ggf. virtuell – zusammenkommen sollte, sowie klare Rückmeldungen an den Auftraggeber. Missverständnisse in der Kommunikation sind einer der Hauptgründe dafür, dass nachträgliche Änderungen notwendig sind. Daher unbedingt Fachchinesisch vermeiden, wenn Sie nicht sicher sind, das auch Ihr Gegenüber dies versteht.
6. Feinplanung und Steuerung vernachlässigen
Um das Projekt sicher zu planen, empfählen sich bewährte Prozessstandards und Methoden. Auch wenn dies anfangs mehr Arbeit bedeutet, sollten einzelne Arbeitspakete und Tätigkeiten beschrieben und die jeweils Verantwortlichen benannt werden. Gehen Sie nie davon aus, dass „eh allen klar ist“, wer was bis wann zu erledigen hat. Je mehr Personen beteiligt sind, desto stärker zahlt sich eine gute Feinplanung aus.
Um den Fortschritt kontrollieren zu können, ist regelmäßiges Controlling notwendig. Verschaffen Sie sich die erforderlichen Daten zum aktuellen Stand des Vorhabens. Halten Sie den Aufwand für das Reporting jedoch möglichst gering, um Mitarbeiter nicht mit dem Schreiben von Statusberichten zu nerven. Fragen Sie nur wirklich wichtige Daten ab und greifen Sie auch auf Informationen aus bestehenden IT-Systemen zurück. Softwarelösungen können dabei helfen, Probleme rechtzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.
Probleme verschwinden leider selten, wenn man sie ignoriert. Im Gegenteil: Meist steigen die Auswirkungen auf Aufwand, Termine und Budget, je später man sich ihnen stellt. Klare Kommunikation und schnelles Handeln zeichnet einen guten IT-Dienstleister beim Umgang mit Fehlern und Problemen aus.
7. Unerfahrener oder überlasteter Projektleiter
Je größer und komplexer das Projekt ist, desto mehr zählt die Erfahrung des Projektleiters. Ein Projektleiter, der den Umgang mit vielen Stakeholdern erfolgreich beherrscht und auch in chaotischen Situationen den Überblick behält, trägt wesentlich zum Erfolg eines IT-Projekts bei. Dabei sollte er sich auf die wesentlichen Führungsaufgaben konzentrieren können und anderweitige Aufgaben rechtzeitig delegieren.
8. Probleme auf Auftraggeberseite ignorieren
Die Ursachen vieler Fehler liegen gerade bei komplexen IT-Projekten im Unternehmen selbst: Personal- oder Knowhow-Mangel, fehlendes Change Management und so weiter. Wer als externer Projektmitarbeiter solche Probleme erkennt, sollte diese gegenüber seinem Auftraggeber diplomatisch ansprechen. Hinterher sagen zu können „An mir lag’s nicht“ hilft nicht weiter, wenn das Projekt erstmal verfahren und die Stimmung schlecht ist.