Der Auftrag ist an Land gezogen, die wichtigsten Eckpunkte sind mündlich vereinbart. Doch wie geht es jetzt weiter? Wer als Freiberufler ein IT-Projekt annimmt, sollte den Erfolg feiern – und sich auf den Hosenboden setzen und eine schriftliche Vereinbarung mit seinem Kunden treffen. Denn spätestens, wenn im Projektverlauf die ersten Probleme auftreten, ist ein vernünftiger Vertrag Gold wert. Doch was gehört in den Werkvertrag und welche rechtlichen Rahmenbedingungen sind zu beachten?
Erfahren Sie im Folgenden, worauf Sie bei einem IT-Werkvertrag achten müssen und wie Sie Ihre Projekt- und Haftungsrisiken minimieren.
Der Werkvertrag: zum Erfolg verpflichtet
IT-Projekte sind in der Regel Werkverträge. Der IT-Experte verspricht damit seinem Auftraggeber, einen Auftrag erfolgreich abzuschließen bzw. ein vereinbartes „Werk“ zu liefern, zum Beispiel:
- das Design einer Website
- eine individuell programmierte Software
- eine neue App
- eine funktionierende IT-Infrastruktur
Die Projektverantwortung beim Werkvertrag liegt – im Gegensatz zu einem Dienstvertrag – beim IT-Freiberufler, denn nur so hat er den größtmöglichen Einfluss darauf, dass der Auftrag gelingt. Wie er das erreicht, bleibt dem ihm selbst überlassen: etwa wann und wo er arbeitet oder ob bestimmte Leistungen von Dritten erbringen lässt. Diese Unabhängigkeit ist zugleich wichtig, um dem Vorwurf der Scheinselbständigkeit zu entgehen.
Tipps zu den wesentlichen Vertragsinhalten
Diese Punkte sollten Freelancer mit ihrem Auftraggeber schriftlich klären:
Leistungen
Der Umfang des Projekts und die erwarteten Leistungen sollten möglichst genau beschrieben und abgegrenzt werden. Soll der IT-Freiberufler beispielsweise eine neue App programmieren, gehören die technischen Voraussetzungen und gewünschten Funktionalitäten in die Beschreibung. Zudem ist zu klären, ob der Freiberufler auch das Design erstellt oder ob (und in welcher Form) dies ein Dritter zuliefert, und wie das Testing erfolgt. In vielen Fällen bietet es sich an, ein Pflichtenheft zu erstellen und mit dem Kunden abzustimmen.
Eine genaue Leistungsbeschreibung ist unerlässlich, weil Sie dem Kunden ein mangelfreies „Werk“ schulden. Wenn Sie und Ihr Auftraggeber unterschiedliche Vorstellungen davon haben, wie dieses auszusehen hat, werden Sie später unzählige Korrekturschleifen drehen, bis Ihr Kunde endlich zufrieden ist und sie bezahlen muss.
Vergütung
Als Bezahlung können IT-Freiberufler entweder einen Pauschalpreis oder eine Abrechnung nach Stundensatz plus Nebenkosten vereinbaren. Bei letzterem sollten Sie einen realistischen Kostenvoranschlag erstellen, um dem Kunden keinen Grund zur späteren Kündigung zu geben. Da das Honorar erst bei Abnahme des Projekts fällig wird, sollten Sie festhalten, wann und wie sie zu erfolgen hat bzw. wann das Werk als abgenommen gilt (z.B. nach 4 Wochen beanstandungsloser Nutzung). Bei größeren Projekten können Sie Abschlagszahlungen vereinbaren, die beim Erreichen festgelegter Meilensteine fällig werden.
Projektzeitraum
Bis wann benötigt der Kunde das fertige Werk, was können Sie realistisch leisten? Vermeiden Sie im IT-Werkvertrag die Zusage fester Termine und formulieren Sie stattdessen weiche Meilensteine („ein Monat nach Fertigstellung von …“).
Pflichten des Kunden
Ist der Freelancer auf das Mitwirken seines Kunden angewiesen, sollte er dies vertraglich regeln. Oft muss ein Auftraggeber bestimmte Arbeitsmaterialien bereitstellen, oder er muss dem IT-Experten Use-Cases oder Test-Szenarien für den Auftrag liefern.
Kündigungsregelungen
Beim Werkvertrag ist das Kündigungsrecht grundsätzlich ungleich: Der Auftraggeber darf den Auftrag jederzeit kündigen. Er schuldet Ihnen dann lediglich eine Abstandszahlung (in der Regel das Honorar für die bereits erbrachten Leistungen plus 5% der restlichen vereinbarten Vergütung.) Der Freelancer kann hingegen nur aus wichtigem Grund kündigen, zum Beispiel wenn der Kunde seine Mitwirkungspflichten nicht erfüllt. Es sei denn, Sie vereinbaren im Vertrag beiderseitige Kündigungsmöglichkeiten – zum Beispiel zum Abschluss bestimmter Projektphasen.
Haftungsrisiken für IT-Freiberufler: Nachbesserung und Schadensersatz
Bei einem Werkvertrag muss der Freelancer nachweisen, dass die erbrachte Leistung mangelfrei ist. Erst dann ist der Auftraggeber verpflichtet, sie abzunehmen und zu bezahlen. Liegt hingegen ein Mangel vor, kann Ihr Kunde eine Nachbesserung verlangen. Dabei ist es unerheblich, ob Sie den Mangel selbst verschuldet haben oder nicht: Sie haben einen Erfolg versprochen und müssen ihn liefern.
Können oder wollen Sie nicht nachbessern, hat Ihr Kunde das Recht, den Mangel selbst beseitigen zu lassen und Ihnen die Kosten hierfür in Rechnung zu stellen. Alternativ kann er vom IT-Werkvertrag zurücktreten – eine Katastrophe, denn damit verlieren Sie sämtliche Honoraransprüche und bleiben auf Ihren Kosten sitzen. Um sich gegen einen solchen Totalausfall abzusichern, sollten Sie beim Abschluss einer IT-Haftpflichtversicherung darauf achten, dass diese auch einen Rücktritt vom Projektvertrag absichert.
Eine IT-Haftpflichtversicherung gehört zur Grundausstattung eines jeden IT-Freiberuflers. Denn als Selbständiger haften Sie für alle Schäden, die Sie bei Dritten verursachen, mit Ihrem Privatvermögen: etwa wenn sie versehentlich einen Systemabsturz herbeiführen, Daten löschen oder Hardware beschädigen. Auch die Verletzung von vertraglichen Pflichten (z.B. Geheimhaltungs- oder Datenschutzvereinbarungen) oder Rechtsverletzungen (z.B. Verstoß gegen das Urheberrecht) können zu hohen Schadensersatzforderungen gegen Sie führen. Eine Versicherung schützt Sie zudem vor unberechtigten Forderungen (passiver Rechtsschutz) und vertritt Ihre Interessen zur Not vor Gericht.
Abschließende Praxistipps
- Sagen Sie keine konkreten Arbeitsergebnisse zu, wenn die Leistung nicht komplett in Ihrer Hand liegt. Unterzeichnen Sie also keinen Werkvertrag, wenn es um die Arbeit in einem Team geht oder wenn Sie ein bereits angefangenes Projekt übernehmen.
- Vereinbaren Sie für längere Projekten Zwischenabnahmen, bei denen Abschlagszahlungen fällig werden und zu denen beide Parteien (d.h. auch Sie selbst) kündigen können.
- Vermeiden Sie die Zusage fester Termine sowie lassen Sie nach Möglichkeit keine Vertragsstrafen an einen Verzug knüpfen.
- Begrenzen Sie Ihre Haftung für einfache Fahrlässigkeit auf die Haftungssumme Ihrer IT-Haftpflichtversicherung. Und begrenzen Sie Ihre Gewährleistungshaftung bei B2B-Aufträgen auf 1 Jahr (B2C: 2 Jahre). Damit aus bereits abgeschlossenen Projekten nicht noch später Forderungen auf Sie zukommen, mit denen Sie nicht gerechnet haben.