Ein IT-Projektvertrag sollte in jedem Fall Grundlage eines jeden IT-Projekts sein – auch wenn es sich um ein vermeintlich überschaubares handelt oder die beteiligten Personen bereits in einem vertrauten Verhältnis zueinander stehen. Denn nicht immer verläuft ein IT-Projekt wie erwartet, darüber hinaus sind viele von vornherein bereits komplex. Ergeben sich im Laufe des Projekts Differenzen, Uneinigkeiten oder Verzögerungen, ist vor allem eine außergerichtliche Klärung ohne Projektvertrag beinahe unmöglich.
Der Vertrag regelt daher nicht nur zu erwartende Abläufe und Ergebnisse für beide Parteien, sondern reduziert auch die Gefahr eines Scheiterns des Projekts. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Vertragsbestandteile zusammengestellt.
Personal/Subunternehmer
Je nach Umfang des Projekts können drei Parteien beteiligt sein: der Auftraggeber, der Auftragnehmer und die von ihm beauftragten Subunternehmen. Der IT-Dienstleister kann hierbei sowohl als Auftragnehmer als auch Subunternehmer auftreten. Es stellt sich unter anderem die Frage nach der Auswahl der Subunternehmer. Aber auch bei einer Konstellation zwischen zwei Parteien – Auftraggeber und Auftragnehmer – kann die Frage aufkommen, welche Mitarbeiter des Auftragnehmers in das Projekt eingebunden werden. In einigen Fällen fordert der Auftraggeber bei der Auswahl ein Mitspracherecht.
Das Mitspracherecht des Kunden ist vor allem bei Dienstleistungsverträgen üblich, da es hierbei mehr auf die persönliche Bekanntheit zwischen Kunde und Auftragnehmer ankommt als bei Werkverträgen. Insgesamt sollte dem Auftragnehmer allerdings eine hohe Entscheidungsfreiheit bei der Wahl der Projektbeteiligten zukommen, da er für den Erfolg des Projekts haftet. Eine zu starre Festlegung auf bestimmte Mitarbeiter kann außerdem den Fortgang des Projekts behindern. Ein guter Kompromiss ist beispielsweise die zuvor festgelegte Besetzung von Schlüsselpositionen wie der des Projektleiters.
Leistungsumfang des IT-Projektvertrags
Auch der Leistungsumfang muss im Vertrag festgelegt sein, wobei dieser von vornherein nicht immer eindeutig zu bestimmen ist. In der Regel wird er festgelegt durch eine agile Methode, bei der der Kunde grob vorgibt, welche Leistungen beziehungsweise Ergebnisse er wünscht. Da dies im Laufe des Projekts nicht immer mit den Vorstellungen des Auftragnehmers übereinstimmt, sollten im Vertrag bestimmte Vereinbarungen hierzu getroffen werden. Diese lassen sich im Einzelfall bei Bedarf auch mit einer entsprechenden Rechtsberatung definieren.
Preis
Verbunden damit, dass sich die Leistung nicht immer im Vorfeld detailliert bestimmen lässt, kann auch der Preis in diesen Fällen nur grob geschätzt werden. Ein Projektvertrag sollte daher regeln, welche später erforderlichen Leistungen neu berechnet werden müssen beziehungsweise als Zusatz gelten und bei welchen es sich um Nachbesserungen handelt, die bereits im Leistungsumfang inbegriffen sind. Auf diese Weise lassen sich viele Konflikte von vornherein vermeiden.
Dauer
Die Dauer ist je nach Komplexität und erforderlichen Leistungen ebenfalls nicht immer im Vorfeld konkret festzulegen. Die Parteien sollten sich daher nicht auf einen verbindlichen Termin einigen, da bei Nichteinhaltung dem Auftragnehmer gegebenenfalls Konsequenzen drohen. Hilfreich ist auch festzulegen, in welchen Fällen Termine verschoben werden können.
Abnahme
Die Abnahme – also Übergabe des Projektergebnisses an den Kunden – ist ebenfalls ein ausschlaggebender Punkt im Projektverlauf, der rechtliches Konfliktpotenzial bergen kann. Nimmt der Kunde die Leistung an, erkennt er somit auch gleichzeitig an, dass sie im Sinne des Vertrages angefertigt wurde, auch beginnt nun die Gewährleistungspflicht beziehungsweise Verjährungsfrist von Mängeln.
Insbesondere bei IT-Leistungen muss nun das Ergebnis auf dessen Funktionsfähigkeit hin getestet werden – auch die genaue Prozedur dessen sollte im Vertrag festgehalten werden. Welche Mängel als wesentlich und unwesentlich gelten, ist ebenfalls anzugeben, da die Meinungen hier oft auseinandergehen, die Verweigerung der Annahme aufgrund unwesentlicher Mängel allerdings nicht rechtens ist.