Die Globalisierung sowie die digitale Transformation stellen immer größere Anforderungen an Unternehmen und IT-Dienstleister. Während früher externe IT-Unterstützung eher punktuell und für einen gewissen Zeitrahmen erfolgte, müssen heute oftmals IT-Berater langfristig zur Seite stehen, um komplexe IT-Projekte gemeinsam mit den Unternehmen umzusetzen. Das setzt allerdings auch voraus, dass die IT-Dienstleister selbst das nötige Know-how und Personal haben, um den Anforderungen zu begegnen.
Anforderungen als Basis für Projekt
Komplexe IT-Projekte stellen heute eine größere Herausforderung dar als früher. Beispielsweise, weil smarte Technologie in immer mehr Geräten verbaut wird oder weil Arbeiten immer mehr bereichsübergreifend erfolgen. Viele Projekte lassen sich nur noch interdisziplinär abwickeln. In diesen Fällen ist es besonders wichtig, von vornherein über ein entsprechendes Projektmanagement zu verfügen, damit die Umsetzung nicht ausufert und alle Beteiligten stets auf demselben Stand sind. Anderenfalls können die Kosten deutlich in die Höhe steigen und auch das zeitliche Ziel überschreiten.
Das Fundament und damit der wichtigste Punkt im gesamten Projektverlauf ist der Anforderungskatalog beziehungsweise das Lastenheft. Hier müssen alle Anforderungen an das Projekt vollständig, strukturiert und unmissverständlich definiert werden, anderenfalls entstehen bereits an dieser Stelle Fehler. Diese können den weiteren Ablauf und vor allem das Ergebnis erheblich beeinträchtigen und teure Nachbesserungen nach sich ziehen. Entsprechend sind die Anforderungen auch die Basis für die Abnahme am Schluss.
Aufgabenverteilung und Teilschritte
Basierend auf den Anforderungen müssen die einzelnen Aufgaben klar verteilt werden. Anhand dieser wird ermittelt, welche Zulieferer für die entsprechenden Zuarbeiten in Frage kommen beziehungsweise welche Personen innerhalb des Teams für welche Aufgaben zuständig sind. So wird sichergestellt, dass die Aufgaben an die geeigneten Stellen verteilt werden. Dasselbe gilt für Aufgaben, die sich erst innerhalb des Prozesses ergeben.
Dieses Vorgehen des Anforderungsmanagements ist auch eine gute Strategie, um Teilprojekte zu identifizieren. Das Projekt in kleinere Schritte zu unterteilen, die sich in sich wiederholenden Prozessen annähern, ist ein unerlässlicher Faktor, um es zu dem gewünschten Ergebnis zu bringen und sich nicht zu verzetteln. Denn bereits innerhalb des Projekts können so Teilergebnisse erzielt und direkt überprüft werden, so dass nicht nur bei der Anforderungsdefinition, sondern auch im weiteren Projektverlauf keine Fehler und Missverständnisse auftauchen. Darüber hinaus können bei diesem iterativen Ansatz auch weitere Wünsche des Kunden mit eingebunden werden.