Wer sich als IT-Experte selbständig machen möchte, sollte sich nicht nur über mögliche Kunden und Dienstleistungen Gedanken machen, sondern auch über seinen künftigen (rechtlichen) Status: Kann ich Freiberufler sein und auf eine Gewerbeanmeldung verzichten? Will ich als Freelancer arbeiten oder sollte ich besser eine GmbH gründen? Die gewählte Rechtsform wirkt sich maßgeblich auf folgende drei Bereiche aus: die zu zahlenden Steuern, die Form der notwendigen Buchführung und Haftungsfragen.
Die meisten Gründer starten als Freelancer, sprich als Einzelunternehmer, denn dies ist die einfachste Rechtsform und erfordert kein Eigenkapital. Im Folgenden soll es um die Vor- und Nachteile dieser Unternehmensform gehen sowie wichtige Punkte, die man als Freelancer beachten sollte. Dazu zählt unter anderem der Abschluss einer IT-Haftpflichtversicherung, da man sonst mit seinem Privatvermögen für mögliche Schäden haftet (hier geht’s zum Beitragsrechner).
Freiberufler: ja oder nein?
Noch vor dem Schritt in die Selbständigkeit müssen IT-Projektleiter und Entwickler klären, ob sie Freiberufler sind oder Gewerbetreibende. Da viele IT-Fachkräfte eine einem Ingenieur ähnliche Tätigkeit ausüben, indem sie etwa die Entwicklung von Software planen, konstruieren oder überwachen, werden sie meist als Freiberufler eingestuft (BFH Urteil vom 04. Mai 2004). Dies bringt diverse Vorteile mit sich, insbesondere hinsichtlich Steuern und Buchhaltung.
Für die Anmeldung einer freiberuflichen Tätigkeit müssen Sie sich nicht ans Gewerbeamt wenden, denn ein Eintrag im Handelsregister ist unnötig. Stattdessen müssen Sie sich lediglich beim Finanzamt per Fragebogen steuerlich erfassen lassen. Sobald Sie eine Steuernummer erhalten haben, sind Sie – sofern Sie nicht aktiv eine andere Rechtsform wählen – automatisch Einzelunternehmer.
Steuern
IT-Freiberufler müssen keine Gewerbesteuer zahlen, sondern – ggf. neben der Umsatzsteuer – lediglich Einkommenssteuer ans Finanzamt abführen. Diese wird auf alle Unternehmensgewinne fällig, die den jährlichen Grundfreibetrag von 9.408 € (Stand 2020) übersteigen. Der individuelle Steuersatz ist von vielen Faktoren abhängig, insbesondere von der Höhe des Gesamteinkommens des Selbständigen sowie den steuerlich absetzbaren Kosten. Hilfreich sind hier Einkommensteuerrechner wie der des Bundesministeriums der Finanzen, mit dem Sie sich Ihre individuelle Steuerbelastung ausrechnen lassen können. Die Einkommenssteuer ist über eine vierteljährliche Vorauszahlung zu leisten. Um hohe Nachzahlungen zu vermeiden, sollten Sie versuchen, Ihre Gewinne vorher so korrekt wie möglich einzuschätzen.
Wer nicht freiberuflich, sondern gewerblich tätig ist, muss zusätzlich Gewerbesteuern abführen. Diese werden grundsätzlich auf die Einkommensteuerschuld angerechnet. Wo der Gewerbesteuerhebesatz allerdings sehr hoch ist, fällt für den Unternehmer hierdurch eine zusätzliche finanzielle Belastung an. Auch wer bei der Gründung eine andere Rechtsform als das Einzelunternehmen wählt, wird oft gewerbesteuerpflichtig (zum Beispiel bei einer GmbH, KG oder UG).
Buchführung
Um die Höhe der zu zahlenden Steuern ermitteln zu können, ist es notwendig, alle Einnahmen und Ausgaben schriftlich festzuhalten. Für die meisten IT-Freelancer – insbesondere alle Freiberufler – genügt eine einfache Buchhaltung. Hierfür erfassen sie ihre Umsätze je nach Zeitpunkt ihres Zu- und Abflusses. Den Unternehmensgewinn ermitteln sie jährlich durch eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).
Auch für gewerblich tätige Freelancer mit einem Jahresumsatz bis max. 600.000 EUR und einem Gewinn bis max. 60.000 EUR pro Jahr ist eine EÜR ausreichend. Wer als Gewerbetreibender darüber liegt, ist – ebenso wie beispielsweise eine GmbH – zu einer deutlich aufwändigeren Buchhaltung gemäß HBG verpflichtet, der sogenannten „doppelte Buchführung“.
Haftung von Freelancern
Sprachen die bisherigen Aspekte für ein Freelancer-Dasein, kommt jetzt der Haken: die Haftung. Wer als Einzelunternehmer für Kunden etwa Software oder ein Website-Design entwickelt, haftet für dabei anfallende Schulden persönlich und unbeschränkt mit seinem Privatvermögen. Gegen Schadensfälle können sich IT-Experten mit einer Berufshaftpflichtversicherung absichern, auch Hab und Gut sowie die eigene Berufsfähigkeit lassen sich versichern.
Dennoch bleibt das unternehmerische Risiko, schließlich kostet eine Gründung in der Regel Geld – etwa für die Produktentwicklung oder Miete. Geht ein wichtiger Kunde insolvent oder kann ein Auftrag nicht erfolgreich abgeschlossen werden, bleibt der Freiberufler oft auf den Kosten sitzen. Im schlimmsten Fall droht ihm oder ihr dann die Privatinsolvenz. Wer die Haftung bei finanziellen Problemen beschränken möchte, für den kommt als Alternative die Gründung einer GmbH in Frage.
Fazit zur Rechtsform
In der Gründungsphase bietet es sich für viele IT-Experten an, Einzelunternehmer zu werden. Insbesondere Freiberufler profitieren so von einer vereinfachten Buchhaltung und sind von der Gewerbesteuer befreit. Die Haftungsrisiken lassen sich durch ein vernünftiges Projektmanagement und eine IT-Haftpflichtversicherung senken, sollten aber stets im Blick behalten werden. Ändern sich im Laufe der Zeit die Umstände und die Projekte werden komplexer, Mitarbeiter werden eingestellt oder der Kapitalbedarf steigt, ist jederzeit der Wechsel zu einer anderen Rechtsform möglich.