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Wie IT-Freiberufler ihren Stundensatz richtig berechnen – Grundlagen, Tipps und Tools

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Wie IT-Freiberufler ihren Stundensatz richtig berechnen – Grundlagen, Tipps und Tools - bau-plan-asekurado

Sie arbeiten als IT-Freiberufler oder Engineering-Experte viel und lange, und trotzdem bleibt unterm Strich kaum Geld übrig? Dann sind Ihre Preise vermutlich zu niedrig. So manche Freiberufler gehen trotz voller Auftragsbücher pleite – schlicht und ergreifend, weil sie zu wenig Honorar verlangen. Oder weil sie es nicht schaffen, unterbezahlte Jobs abzulehnen.

Rund die Hälfte aller Freelancer verlangt beim Start in die Selbständigkeit einen zu geringen Stundensatz, so das Ergebnis des Freelancer-Kompass 2020. Es ist daher für alle Freiberufler wichtig, ihre Kosten und angestrebten Gewinne vernünftig zu kalkulieren, um sich nicht unter Wert zu verkaufen. „Erst mal mit niedrigen Preisen starten, um den Markt auszutesten“: Dieser Ansatz kann für IT-Dienstleister verheerend sein. Denn später ist es sehr schwer, die Stundensätze deutlich zu erhöhen, ohne dadurch seinen Kundenstamm wieder zu verlieren.

Die schlechte Nachricht vorweg: Um ein wenig Rechnen kommen Sie nicht herum. Es reicht leider nicht, nur auf die Preise der Konkurrenz zu schauen und einen ähnlichen Stundensatz zu verlangen. Denn zum einen wissen Sie nicht, ob Ihre Konkurrenten aufgrund niedriger Preise vielleicht selbst rote Zahlen schreiben. Zum anderen gibt es diverse Faktoren, die sich darauf auswirken, welches „Gehalt“ Sie als IT-Freiberufler verdienen können, oder besser gesagt: welchen Stundensatz Sie verlangen sollten.

So kalkulieren Sie als IT-Dienstleister Ihre Stundensätze richtig

Grundlage Ihrer Berechnung ist Ihr Bedarf: Wie hoch wäre ein angemessener Netto-Verdienst und welche Kosten kommen dazu? Als selbständiger IT-Dienstleister müssen Sie beachten, dass Sie wesentlich höhere Ausgaben haben als ein Angestellter. Sozialversicherung, Geschäftsausstattung und Nebenkosten müssen sich in Ihrer Kalkulation ebenso wiederfinden wie die notwendigen Zeiten für Akquise, Buchhaltung und Marketing oder Rücklagen für „schlechte Zeiten“.

Beginnen wir mit dem, was Sie persönlich verdienen wollen. Sinnvoll ist es, sich hierbei am Netto-Gehalt eines Angestellten mit vergleichbarer Qualifikation und Tätigkeit zu orientieren. Ähnlich wie bei abhängig Beschäftigten gilt: Über je mehr Fachwissen und Berufserfahrung Sie verfügen und je höher die Nachfrage in Ihrem Segment ist, desto mehr können Sie verdienen.

Mit diesen Ausgaben müssen Sie rechnen

Angenommen, Sie wollen am Monatsende 2.800 Euro netto übrigbehalten: Welchen Umsatz müssen Sie hierfür als IT-Freiberufler machen? Das hängt vor allem von Ihren Kosten ab. Diese sollten Sie vollständig zusammentragen. Zu den gängigen Posten zählen:

Insbesondere von den Sozialversicherungskosten werden viele IT-Freiberufler überrascht, da sie die Kosten komplett allein tragen müssen – bei Angestellten übernimmt der Arbeitgeber einen wesentlichen Anteil. Wer sich beispielsweise weiterhin über die gesetzliche Krankenkasse versichern möchte, zahlt pro Monat zwischen 181 und 799 Euro (inkl. Pflegepflichtversicherung, ohne Krankengeldanspruch) – mindestens, denn je nach Krankenkasse kommt noch ein unterschiedlich hoher Zusatzbeitrag hinzu. Auch Geld für die Altersvorsorge sollten Sie einplanen.

Da die Höhe der Steuern und Sozialversicherungen von Ihrer Einkommenshöhe abhängt, ist es hilfreich, für die Kalkulation der Kosten Online-Rechner zu nutzen, etwa den Stundensatzkalkulator der IHK Krefeld oder von akademie.de. Aber Achtung: Diese Tools berücksichtigen nicht die notwendigen Rücklagen für Ausfallzeiten (durch mangelnde Aufträge oder Krankheiten) oder für die Altersvorsorge. Ihr Nettoverdienst sollte so hoch sein, dass Sie jeden Monat mindestens 20% davon auf die hohe Kante legen können.

Kosten und Arbeitszeiten können individuell sehr unterschiedlich sein. Dieses vereinfachte Beispiel dient vor allem als Orientierung für junge Gründer. Der durchschnittliche Stundensatz von Freelancern liegt bei rund 94 Euro (Quelle: Freelancer Kompass 2020).

 

Welche Kosten können IT-Freiberufler ihren Kunden berechnen?

Nachdem wir uns nun mit den notwendigen Ausgaben beschäftigt haben – also dem, was Sie mindestens verdienen sollten, um über die Runden zu kommen – wenden wir uns nun den möglichen Einnahmen zu. Was können Sie als IT-Dienstleister Ihren Kunden überhaupt in Rechnung stellen?

Tatsächlich können Sie dem Kunden nur einen Teil Ihrer Arbeitszeit berechnen: nämlich nur die produktiven Stunden, die Sie sich tatsächlich mit seinem Projekt oder Auftrag befassen. Einen erheblichen Teil Ihrer Arbeitswoche werden Sie mit Marketing und Akquise, Büroorganisation und Buchhaltung verbringen. Auch lange Wege zum Einsatzort schmälern die produktive Zeit. Selbst bei guter Auftragslage machen daher die berechenbaren Stunden in der Regel nur 60 bis 75% der eigenen Arbeitszeit aus. Entsprechend hoch muss der Stundensatz sein, den Sie als IT-Dienstleister verlangen.

Allerdings gibt es auch zusätzliche Kosten, die IT-Freiberufler ihren Kunden nach vorheriger Absprache in Rechnung stellen können. Dazu zählen insbesondere folgende:

Wie viel können Sie als Freelancer verdienen?

Wenn Sie nun berechnet haben, welche Einnahmen Sie benötigen um gewinnbringend zu arbeiten, bleibt die Frage: Ist der von Ihnen ermittelte Stundensatz realistisch? Das hängt, wie bereits erwähnt, von vielen Faktoren ab. Zum einen von Ihrer Tätigkeit als IT-Freiberufler, denn manche Fachgebiete sind teurer bzw. lukrativer als andere:

Auf etwas andere Stundensätze kommt der IT-Servicepreisspiegel 2019. Laut diesem verdienen Dienstleister mit Standard-IT-Serviceleistungen oder Fernwartungen im Schnitt rund 79 Euro pro Stunde und mit komplexen Netzwerk- oder IT-Speziallösungen 89 Euro. Für Programmierleistungen werden ca. 94 Euro fällig und für Beratung/Consulting 97 Euro. 

Eine wichtige Rolle spielt auch Ihre Qualifikation und Berufserfahrung. Berufseinsteiger müssen mit Ihren Forderungen in der Regel unter dem Durchschnittswert bleiben, während langjährige Experten oder Spezialisten für eine bestimmte Nische mehr verlangen können.

Und nicht zuletzt gilt: Ihre Preise müssen für die jeweiligen Auftraggeber angemessen sein. Privatkunden und kleine Unternehmen sind oft deutlich preissensibler und seltener bereit, hohe Stundensätze zu zahlen. Bei finanzkräftigen Unternehmen können Sie hingegen guten Gewissens höhere Preise veranschlagen. Tatsächlich berechnet die Mehrheit der Freelancer ihren Stundensatz bei jedem Projekt neu. Damit lässt sich auch auf Marktschwankungen reagieren – etwa im Rahmen der Corona-Pandemie, durch die die Preise für IT-Freelancer leicht gesunken sind.

Beim Stundensatz nicht vergessen: die Umsatzsteuer

Alle bisher genannten Kalkulationen und Preise haben einen wichtigen Posten außenvorgelassen: die Umsatzsteuer. Diese müssen Sie – sofern Sie kein Kleinunternehmer mit maximal 17.500 Euro Umsatz im Jahr sind – Ihren Kunden zusätzlich in Rechnung stellen.

IT-Freiberufler sind hohen beruflichen Risiken ausgesetzt, etwa durch unbeabsichtigte Vertragsverletzungen, Datenverlust oder Cyberschäden. Sichern Sie sich jetzt kostengünstig mit einer IT-Haftpflichtversicherung ab – nutzen Sie unseren Online-Tarifrechner.

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