Die Nachfrage nach unkomplizierten Abo-Lösungen steigt im IT-Bereich stetig – auch, aber längst nicht nur durch verstärktes Homeoffice. Damit steigt auch die Bedeutung von Workplace as a Service (WaaS), das immer mehr Systemhäuser ihren Kunden anbieten. Sie erreichen damit Kundenunternehmen aller Größen: vom kleinen Start-up, das schnell durchstarten und wachsen will, bis zum Mittelständler oder Konzern, der seine IT-Abteilung entlasten will. Je kürzer die Entwicklungszyklen werden, desto attraktiver erscheinen vielen Leasing-Modelle wie WaaS.
Doch welche Probleme kann Workplace as a Service für die Kunden wirklich lösen? Mit welchen Argumenten können IT-Dienstleiser überzeugen – und wo ist der Haken?
WaaS-Vorteile für neue oder kleine Unternehmen
- Keine großen Anfangsinvestitionen notwendig, da Anschaffung neuer Hardware entfällt
- Betrieb auch ohne eigenes IT-Personal möglich (wenn Systemhaus sämtliche Wartungen und Updates übernimmt)
- Alle Mitarbeiter sind schnell arbeitsfähig und Unternehmen können schnell auf personelle Schwankungen reagieren
- Stets moderne IT-Infrastruktur = höhere Sicherheit und zufriedenere Mitarbeiter
Workplace as a Service für größere Unternehmen
- Zahl der Arbeitsplätze ist schnell und flexibel skalierbar – stationär wie mobil
- Planbare und transparente Betriebskosten statt hoher Investitionen
- Höhere Wettbewerbsfähigkeit dank laufender IT-Modernisierung
- Entlastung von Routineaufgaben: IT-Mitarbeiter können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren
- Effizienter und sicherer IT-Betrieb, auch für externe Mitarbeiter
Was brauchen die Kunden – und was die Systemhäuser?
Bei vielen Workplace-as-a-Service-Modellen ist sowohl die monatliche Softwarenutzung auch die Hardware inklusive Versicherung sowie fest definierten Dienstleistungspakten enthalten. Um einen solchen Rundum-Service bieten zu können, benötigen Systemhäuser neben dem entsprechenden Software- und Cloud-Knowhow auch etablierte Kontakte zu Hardware-Herstellern. Damit sich der Aufwand für selbst konfektionierte Lösungen lohnt, müssen Systemhäuser genügend Kunden damit erreichen. Gerade kleinen Anbietern fehlt hierfür die kritische Masse. Sie können alternativ auf die Angebote von Distributoren zurückgreifen: Diese unterstützen bei Produktauswahl und Organisation, was die Arbeit erheblich erleichtert, insbesondere wenn die Distributoren automatisierte Prozesse für Angebotserstellung, Vertragsgenerierung, Abrechnung und Logistik anbieten.
Die Kehrseite der Medaille: Wer sich als Systemhaus von einzelnen Herstellern, Cloud-Anbietern oder Distributoren abhängig macht, kann schwer vorhersehen, wie lange sich das WaaS-Modell für ihn noch rechnet. Ähnlich wie die Kunden mit Workplace as a Service keine freie Produktauswahl mehr haben, sind auch die strategischen Möglichkeiten der Fachhändler dann eingeschränkt. Zudem können längst nicht alle Kundenanforderungen mit den standardisierten WaaS-Lösungen abgedeckt werden. Als zusätzliches Standbein macht WaaS dennoch vermutlich für viele Systemhäuser Sinn, insbesondere wenn sie auf ihre Beratungskompetenz setzen und nicht die Hardware, sondern ihre Dienstleistungen in den Vordergrund rücken.
Sicherheit für Kunden und IT-Dienstleister
Apropos Vorbehalte: Neben der Angst vor Abhängigkeit spielt bei vielen Kunden auch der Datenschutz eine zentrale Rolle. Anerkannte Zertifizierungen der Provider können hier helfen sowie eine ehrliche Beratung, welche Arbeitsplätze bedenkenlos in die Cloud ausgelagert werden können und welche eher nicht.
Wer als IT-Dienstleister sein Angebot erweitert, sollte das Thema Versicherungen nicht vergessen. Viele IT-Haftpflichtversicherungen enthalten Ausschlussklauseln und lassen beispielsweise Cloud-Anbieter oder die Herstellung von Hardware außen vor, oder sie sind schlicht veraltet (und damit lückenhaft oder unnötig teuer). IT-Dienstleister sollten zudem darauf achten, dass auch mögliche Datenschutzverletzungen und die vertragliche Haftung abgesichert sind (z.B. wenn sie Service Level Agreements nicht vollumfänglich einhalten). Spezialisierte Fachmakler können IT-Unternehmer unabhängig zum notwendigen Versicherungsumfang beraten und kostengünstige Lösungen finden, etwa mit der Bündelung von IT-Haftpflicht und Cyber-Versicherung.