Kaum eine Branche ist volatiler wie die der Ingenieur- und Architekturbüros. Es gab lange Jahres des Auftragsmangels. Und es gab auch Zeiten, in denen es nur aufwärts ging, so wie in den letzten fünf Jahren. Wie stellt man aber sein Büro gut auf solche volatilen Phasen ein? Wie kann man es bei Bedarf vergrößern oder auch – wenn es nicht anders geht – verkleinern ohne dass die ganze Struktur, die Schlagkraft des Büros verloren geht?
Eine Antwort, die Ihnen als Blaupause dienen kann, hat der Kölner Architektenberater Edgar Haupt auf seiner Website veröffentlicht – die atmende Organisation. Lassen Sie sich von dem etwas überhöhten Begriff nicht täuschen, es stecken handfeste praktische Erfahrungen dahinter.
Effektive Organisation von Planungsbüros
Haupt hatte ein Büro beraten, das mal gewachsen, mal geschrumpft war, sich aber über die effektive Organisation Gedanken gemacht hatte. Es passierte halt alles. Eine Nachfolgeregelung brachte einen Strategieprozess in Gang. Der Strategieprozess basierte auf den Vorteilen der „guten, alten“ – auch Ihnen bekannten Bürostruktur: Einer überschaubaren Einheit von 10-12 Mitarbeitern, die gemeinsam und miteinander Projekte bearbeiten, organisieren, verteilen.
Das ist nach den Change Prozess im Kern immer noch so. Nur dass man aus einem drei Planungsteams gemacht hat. Bei Wachstum können weitere hinzukommen, bei Schrumpfung können Teams wegfallen oder outgesourct werden. Dazu gibt es ein eigenes Team „Büromanagement“. Die Teams aus Entwerfern, Planern und Bauleitern werden jeweils von Direktoren geführt. Diese sind verantwortlich für die Teams, sind beteiligt an der Führung des Büros und vertreten dieses mit Prokura auch nach außen. Der Titel Direktor kennzeichnet die autorisierte Bürovertretung intern und extern. Das Schaubild auf der Website von Edgar Haupt zeigt die neue Struktur.
Beteiligung quer zur Teamstruktur
Man sieht also: Geschäftsführung, Leiter Büromanagement und „Direktor Bauleitung“ bilden eine Klammer. Sie sind in jedem Team vertreten verbinden die Teams miteinander. In jedem Team gibt es eigene Projektleiter, Bauleiter und die „Mitarbeiter Planung“. So wird die Beteiligung der Mitarbeiter quer zur Teamstruktur bewahrt. Das erhöht die Eigenverantwortung, die Motivation und bringt bessere Ergebnisse. Und das ermöglicht es eben, agil und schnell auf Auftragsschwankungen oder andere Effekte (Weggang von Mitarbeitern) zu reagieren, ohne dass das Büro, die Büroorganisation, die Schlagkraft , das Know-How darunter leidet – ein atmendes Büro, das wohl auch gewappnet ist für schwierigere Zeiten.
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